Parameter
Atlassian Produkt
Hier können die vier Atlassian Produkte (später auch Software genannt) einzeln ausgewählt werden, die es in einer Data Center Version gibt und für die eine TCO Rechnung auf Basis der Produktivität von Mitarbeitern u.ä. Sinn macht. Die sind Stand heute Jira Software, Jira Service Desk, Confluence und Bitbucket. Crowd als reiner Identitätsdienst macht in diesem Kontext zur Auswahl keinen Sinn.
Sollten mehre Produkte zum Einsatz kommen, so ist die Rechnung jeweils aufgrund unterschiedlicher aktiver Benutzerkreise und weiterer Parameter, wie z.B. die Vollkosten, einzeln durchzuführen. Bei möglicher Überscheidung von Benutzerkreisen z.B. bei Jira Software und Confluence müssen die personenbezogenen Kosten evtl. aggregiert werden. Der TCO Rechner ist nur ein erster Fingerzeig auf die Kosten; eine detaillierte Analyse und damit auch belastbarere Ereignisse müssen im konkreten Kundenprojekt individuell errechnet werden.
Anzahl aktiver Benutzer
Hier ist die Zahl der tatsächlich aktiven personisierbaren Benutzer ('named user') zu erfassen, das auf dieser Basis die Produktivitätszahlen errechnet werden. Der Rechner sucht dazu auch die passenden Benutzerstaffeln ('user tier') und die entsprechenden Preise heraus; der Aufbau der Benutzerstaffeln unterscheidet sich z.T. erheblich zwischen den Server- und den Data Center-Produkten.
Bei dieser Rechnung werden die Marketplace Apps nicht mit berücksichtigt, da es zu Abweichungen in der Lizenzierung zwischen den Server und Data Center kommen kann. Bei Bedarf ist dazu eine projektspezifische Betrachtung zu erstellen.
Vollkosten Mitarbeiter / Stunde
Tragen Sie hier den Vollkostensatz eines Mitarbeiters ein (evtl. gemittelt auf die Anzahl aktiver Benutzer). Eventuell kann das Verständnis der Zahl bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein, es geht hier um die Frage, was ein Mitarbeiter kostet einfach dadurch, dass er / sie / es da ist. Zumeist wird hier das Gehalt, Lohnnebenkosten und direkt zurechenbare Kosten, wie z.B. ein Firmenwagen, herangezogen.
Nutzungsgrad Produkt
Hier wird erfasst, zu welchem Anteil das eingestellte Produkt gemessen an der Arbeitszeit eingesetzt wird. Es muss auch berücksichtigt werden, ob bei einem Ausfall der Software der Mitarbeiter auch andere, wertschöpfende Dinge tun kann oder auf die Verfügbarkeit der Software zur Leistungserbringung zwingend angewiesen ist. Auch hier muss eventuell ein Mittelwert eingesetzt werden; im Zweifel setzen Sie her einen niedrigeren Wert an. Der Wert wird höher, je mehr das eingestellte Produkt zum Wertschöpfungsprozess beiträgt.
Opportunitätskosten / Stunde
Bei diesem Wert wird erfasst, welche möglichen Gewinne durch einen Ausfall des Produktes verloren gehen. Das kann z.B. die Vereinnahmung und Verarbeitung einer Bestellung, die verspätete Rechnungsstellung (hier dann Zinsverlust / Liquidität) oder die Leistungserbringung an sich (weil Sie ein Produkt an einen Kunden nicht ausliefern können) sein. Hier können auch externe Kosten, z.B. die Ihnen ein Lieferant aufgrund von Nicht-Abnahme in Rechnung stellt, mit erfasst werden. Je tiefer das Produkt im Wertschöpfungsprozess eingebunden ist, desto höher können die Opportunitätskosten werden.
Beispiel: Sollten Sie ein Softwareunternehmen sein, dass auf Grund des Ausfalls gar nicht mehr arbeiten kann und 10 Mio. € Jahresumsatz haben, dann würden neben den schon entstehenden Vollkosten der Mitarbeiter pro Stunde 4.980 € entstehen (da Sie an 252 Arbeitstagen im Jahr bei acht Stunden am Tag diesen Umsatz pro Stunde erzielen müssen, damit der Zielumsatz erreicht wird). Da Sie bei kürzeren Ausfällen wahrscheinlich durch Mehrarbeit den Ausfall zumindest teilweise kompensieren können, kann auch ein prozentualer Ansatz des Gesamtwerts (z.B. 50%) zur Sicherheit gewählt werden.
Hardwarekosten pro Server / Jahr
Tragen Sie hier die jährlichen Gesamtkosten eines physischen / virtuellen Servers (Abschreibung oder Miete, Betriebskosten wie Strom und direkte Wartungskosten / Betreuung), den Sie zum Betrieb des eingesetzten Produktes benötigen, ein.
Nettoarbeitsstunden / Jahr / MA
Hier werden die tatsächlichen 'produktiven' Stunden (also Stunden, die ein Mitarbeiter tatsächlich neben Urlaub, Krankheit, internen Veranstaltungen oder Weiterbildung, id.R. 202 Arbeitstage a acht Stunden) eingetragen. Bei großen Abweichung zwischen Kopfzahl (wichtig für die Benutzerstaffel) und Teilzeitbeschäftigungen (weniger als die Regelarbeitszeit im Unternehmen) tragen Sie hier gemittelte Werte ein.
Multiplikator Data Center zu Server / Skalierung Hardware Server
Aufgrund der technischen Architektur der Data Center Variante werden mehr physische / virtuelle Server als in der Server-Variante benötigt (Multiplikator). Dafür müssen diese einzeln nicht so leistungsfähig (Skalierung bezogen auf die Hardwarekosten) sein.
Verfügbarkeit Server
Tragen Sie die hier die prozentuale Verfügbarkeit auf Basis der Serverprodukte ausserhalb der geplanten Wartungszyklen (Updates, Wartung usw.) ein.
Verfügbarkeit Data Center
Tragen Sie die hier die prozentuale Verfügbarkeit auf Basis der Data Center-Produkte ausserhalb der geplanten Wartungszyklen (Updates, Wartung usw.) ein. Hier bitte beachten, dass in der Regel keine Wartungsfenster notwendig sind (Zero Downtime) und bei einem Ausfall ein Fail-Over existiert.
Produktivitätsgewinn
Durch die Möglichkeit des sog. 'load-balancings' sollten die Antwortszeiten im Dialog oder bei Verarbeitungsläufen beim Data Center besser sein, was zu einer Erhöhung der Produktivität des Mitarbeiters führen kann. Auch wenn dies im Einzelfall nur geringe Werte sind, so führen diese doch bei größeren Benutzerzahlen und mehrjähriger Laufzeit zu bedeutenden Zeitgewinnen. Finanziell wirksam werden diese jedoch nur, wenn in der gewonnen Zeit mehr gearbeitet wird (vermiedene Mehrkosten durch Nicht-Einstellung neuer Mitarbeiter bei wachsendem Geschäft oder Entlassungen bei stagnierendem, sinkendem Geschäft). In diesem TCO Rechner führt das Ergebnis zu 'Minuskosten', da damit ja Kosten vermieden werden (siehe vorherige Klammer).
Jahre
Hier wird die Laufzeit der TCO Rechnung eingestellt.
Ergebnisse
Anschaffung Lizenzen
Hier werden die Kosten für die Anschaffung der Lizenzen für die richtige Anzahl der Benutzer je nach Produktvariante angezeigt. Diese beinhalten auch die Wartungskosten für das erste Jahr der Nutzung.
Wartung bis Ende TCO
Hier werden die Wartungskosten bis zum Ende der eingestellten Laufzeit ab dem zweiten Jahr eingestellt. Bei der Data Center-Variante handelt es sich um ein Subskriptionsmodell, daher werden die kostet einfach weitergeführt.
Lizenzkosten gesamt
Summe der beiden ersten Lizenz- / Wartungspositionen.
Betriebskosten
Betriebskosten der Serverhardware auf die Gesamtlaufzeit, bei der Data Center-Variante inkl. Multiplikator und Skalierung.
Direkte Kosten gesamt
Summe aller vorgenannten Einzelpositionen. Bei dieser Summe handelt es sich um eine direkt ausgabenwirksame Position, die im direktem Zusammenhang mit dem Erwerb und dem Betrieb der Software steht.
Ausfallkosten Produktivität
Dies ist das Ereignis aus 'Anzahl aktive Benutzer' * 'Vollkosten Mitarbeiter / Stunde' * 'Nutzungsgrad Produkt' * 'Nettoarbeitsstunden / Jahr / MA' * 'Jahre' * (100% - 'Verfügbarkeit').
Damit wird berücksichtigt, dass nur die 'Downtime', also die Stillstandszeit des Hardwareservers Berücksichtigung findet.
Opportunitätskosten
Dies ist das Ergebnis aus 'Opportunitätskosten / Stunde' * (100% - 'Verfügbarkeit') * Jahre * 252 Tage * 8 Stunden.
Produktivitätsgewinn
Dies ist das Ergebnis aus 'Vollkosten Mitarbeiter / Stunde' * 'Nettoarbeitsstunden / MA / Jahr' * 'Anzahl aktiver Benutzer' * 'Jahre' * 'Nutzungsgrad Produkt' * 'Produktivitätsgewinn'.
Gesamtkosten
Summe aus den drei vorstehenden Positionen und den gesamten direkten Kosten.
